Interfața

Panglica (meniul de comenzi)

ribbon

Lucrarea creată în Excel se numește Registru (Book, WorkbookBook. Fiecare registru cuprinde un anumit număr de foi de calcul (Sheet, Worksheet) și foi cu diagrame (Chart).

Interfața Excel cuprinde:
  • bara de nume
  • bara de menu
  • bara de instrumente
  • caseta de nume și bara de funcții
  • zona de lucru
  • barele de defilare
  • butoane de navigare
  • taburi pentru foile registrului
  • zona de panoramare (zoom)
  • butoane tipuri de vizualizare

Zona de lucru este constituită din foaia de calcul curentă. Aceasta este împărțită în coloane și rânduri. Coloanele sunt numerotate alfabetic de la A la IV, iar rândurile, numeric, de la 1 la 65536. Intersecția dintre un rând și o coloană se numește celulă. Fiecare celulă are o adresă formată din litera coloanei și numărul rândului la intersecția cărora se află.

Interfața - instrumente diagramă

instrumente diagramă

Instrumentele tabului Proiectare

proiectare

Instrumentele tabului aspect

aspect diagramă

Instrumentele tabului format

format diagramă
Moduri de vizualizare

Schimbarea dimensiunii de vizualizare a documentului se realizează în două moduri:

  • din meniul Vizualizare → Panoramare (View → Zoom). Pot fi alese diferite procente de vizualizare prestabilite, sau, alegând opţiunea Particularizare (Custom), poate fi introdus procentul de vizualizare dorit. Pentru afişarea unei zone selectate pe toată suprafaţa ferestrei se poate alege opţiunea Potrivire selecţie (Fit selection).
  • din bara de instrumente Standard alegând butonul Panoramare (Zoom).

Vizualizarea înainte de tipărire: File → Print.

Moduri de vizualizare: Normal, Page Layout, Page Break Preview.

Introducerea datelor într-o celulă

Pentru introducerea informaţiilor se selectează celula cu clic pe ea şi se tastează conţinutul. Acesta apare atât în celulă cât şi în bara de formule. Terminarea introducerii se face prin confirmarea informaţiilor introduse:

  • Tasta Enter – celulă activă devine celula de mai jos
  • Clic pe butonul de pe bara cu formule – celulă activă rămâne tot celula curentă
  • Tasta Tab – celulă activă devine celula din dreapta.

SAU prin renunțarea la informații:

  • Tasta Esc – celula activă rămâne tot celula curentă
  • Clic pe butonul x de pe bara cu formule – celulă activă rămâne tot celula curentă.

Modificarea conţinutului unei celule se realizează prin două metode:

  • Selectând celula cu clic pe ea, clic în bara de formule, apoi se operează modificarea
  • Dublu clic în celulă, apoi se operează modificarea

Informaţiile în Excel sunt clasificate în două tipuri:

  • Informaţii numerice care cuprind numere întregi, numere zecimale, numere procentuale, numere însoţite de simboluri monetare, date calendaristice, momente de timp; implicit aceste informaţii se aliniază la dreapta celulei.
  • Informaţii text care conţin litere, numere şi alte simboluri; implicit aceste informaţii se aliniază la stânga celulei

Completare automată (AutoComplete) – completează textul în curs de editare din celula curentă cu un text existent mai sus pe aceeaşi coloană şi care începe cu literele deja tastate. Se poate accepta completarea automată cu Enter, sau se poate continua editarea în cazul în care textul diferă de cel propus.

Umplere automată (AutoFill) – reprezintă o caracteristică pentru automatizarea introducerii datelor. Aceste date constituie liste sau serii de informaţii.

Listele - reprezintă o înşiruire de informaţii de tip text. Pentru a utiliza o listă ea trebuie să existe. Există liste predefinite, dar pot fi şi liste create de utilizator. Listele pot fi vizualizate în meniul Instrumente → Opţiuni → Liste Particularizate (Tools → Options → Custom Lists).

Seriile - o serie de date poate reprezenta un şir de numere aflate în progresie aritmetică sau geometrică, date calendaristice ordonate după diverse criterii sau serii numerice cu text asociat.

Selectarea celulelor
  • selectarea unei celule – alegerea celulei ca celulă activă prin clic în celulă
  • selectarea unui bloc de celule (zona compactă de celule adiacente), se poate face în două moduri:
    1. clic pe una din celulele din colţul zonei → glisarea mausului până în colţul diagonal opus
    2. clic pe una din celulele din colţul zonei → cu tasta Shift apăsată clic pe colţul diagonal opus

Adresa unui bloc de celule (zonă compactă de celule adiacente) se exprimă ca adresa primei celule din grup (colţul stânga sus), urmată de semnul „:” şi apoi de adresa ultimei celule a blocului (colţul dreapta jos) - A2: H8

Inserarea rândurilor / coloanelor / foilor de calcul

Pe parcursul lucrului în foaia de calcul se poate opta ca între anumite date să se mai introducă altele fără a le pierde pe cele deja introduse. În acest caz se pot introduce celule, rânduri, coloane sau foi electronice de calcul goale care ulterior se vor umple cu datele dorite.

Inserarea se poate face prin mai multe modalităţi:

  • Rânduri – se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi sub noile rânduri goale → Inserare → Rânduri (Insert → Rows);
  • Coloane – se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi în dreapta noilor coloane goale → Inserare → Coloane (Insert → Columns);
  • Celule – se selectează celulele ce se află pe poziţia unde se doresc celulele goale, noi →Inserare → Celule (Insert → Cells) → se alege acţiunea dorită a se efectua cu celulele selectate după introducerea celor noi, sau se poate opta pentru introducerea unor rânduri sau coloane noi întregi în zona selectată;

Inserarea foilor de calcul

  • O foaie electronică de calcul – se selectează (prin clic) indicatorul foii care va fi după foaia nou introdusă → Inserare → Foaie de lucru (Insert → Worksheet);
  • Un număr de foi electronice de calcul – se selectează numărul respectiv de indicatori de foi adiacente, din dreapta viitoarelor foi → Inserare → Foaie de lucru (Insert → Worksheet).
Ştergerea rândurilor / coloanelor / foilor electronice de calcul

Datele din foaia electronică de calcul se pot şterge astfel:

  • Conţinutul din celule - se selectează celulele → se apasă tasta Delete;
  • Diverse componente ale celulelor - se selectează celulele → Editare (Edit) → Golire (Clear) → se alege componenta dorită.

Celulele, rândurile, coloanele sau foile electronice de calcul se elimină (se şterg) astfel: se selectează celulele → Editare → Ştergere (Edit → Delete) → se alege din fereastră una dintre variante: Deplasarea celulelor rămase către stânga; Deplasarea celulelor rămase în sus; Eliminarea întregului rând; Eliminarea întregii coloane.

Ştergerea foilor de calcul (Ruperea) Se selectează indicatorii foilor → Editare → Ştergere foaie (Edit → Delete sheet). Foile „rupte” dispar din registru de lucru şi nu se mai pot reface.

Redimensionarea rândurilor / coloanelor

În cazul în care dimensiunea coloanelor ce conţin valori numerice este prea mică, în celulele respective se afişează eroarea ####.

Redimensionarea rândurilor/coloanelor se face indiferent de tipul informaţiilor conţinute, astfel:

  • Redimensionarea rândurilor/coloanelor se face indiferent de tipul informaţiilor conţinute, astfel: Manual – se poziţionează mausul pe chenarul din dreapta numelui coloanei sau de sub numărul rândului şi se glisează până la dimensiunea dorită.
  • Automat – se selectează celule din rândul/ rândurile sau coloana/ coloanele respective → Format (Format) şi se alege una dintre variantele:
    1. Pentru rând: Rând → Înălţime (Row → Height) →se indică înălţimea;
    2. Pentru coloană : Coloană → Lăţime (Column → Width) →se indică lăţimea.
Formatarea documentului

Formatarea documentului se realizează din meniul Fişier → Iniţializare pagină (File → Page Setup).

Caseta de dialog prezintă patru taburi (file):

  • Tabul Pagină (Page), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) permite stabilirea următoarelor caracteristici:
    1. Orientarea (Orientation) paginii, care poate fi verticală Tip Portret (Portrait), sau orizontală Tip Vedere (Landscape).
    2. Scalarea (Scaling), reprezintă redimensionarea documentului pentru a se putea încadra într-un număr de pagini stabilit. Opţiunea Ajustare la (Adjust To) permite scalarea manuală prin alegerea unui procent pentru redimensionare. Opţiunea Potrivire la (Fit To) redimensionează automat documentul pentru încadrarea într-un anumit număr de pagini.
    3. Dimensiune hârtie (Paper Size) permite stabilirea formatului hârtiei.
    4. Numărul primei pagini stabileşte numărul cu care începe numerotarea primei pagini.
  • Tabul Margini permite stabilirea caracteristicilor:
    1. Marginile documentului: Sus (Top), Jos (Bottom), Stânga (Left), Dreapta (Right).
    2. Distanţa Antetului (Header) şi Subsolului (Footer) faţă de pagină.
    3. Alinierea tabelului în pagină: Centrare pe pagină (Center on page) pe orizontală (Horizontally), pe verticală (Verticaly).
  • Tabul Antet/Subsol (Header/Footer), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) permite crearea antetului (Header) şi a subsolului (Footer). Pentru crearea antetului se face clic pe butonul Antet particularizat (Custom Header), iar pentru subsol se apasă butonul Subsol particularizat (Custom Footer). Instrumentele antetului și subsolului: Formatare text, Introducere număr de pagină, Introducere număr total de pagini, Introducere dată calendaristică, Introducere oră curentă, Introducere cale de la rădăcină la folderul curent inclusiv, Introducere nume fişier, Introducere nume foaie de calcul (Sheet), Introducere imagine, Formatare imagine
  • Tabul Foaie permite stabilirea opţiunilor:
    1. Zona de imprimat (Print Area) – zona ce va fi tipărită.
    2. Rânduri de repetat la început (Rows to repeat at top) – rânduri ce se repetă în partea de sus a fiecărei pagini tipărite; este indicat să se utilizeze pentru tabele cu număr mare de rânduri.
    3. Coloane de repetat la stânga (Columns to repeat at left) – coloane ce se repetă în partea stângă a fiecărei pagini tipărite; este indicat să se utilizeze pentru tabele cu număr mare de coloane.
    4. Linii de grilă (Gridlines) – tipăreşte şi liniile de grilă ale tabelului.
    5. Titluri rânduri şi coloane (Row and column heading) – imprimă numerele de rând şi literele de coloană.